Kennst du die 5 P’s?

Proper Planning Prevents Poor Performance

Weil nicht geplant hast du schon… Meine Tage sind durchgetaktet. Meine Wochen und Monate sind geplant und ich weiß fast beinahe genau, was ich nächste Woche um 18.30 Uhr tun werde. Mir hilft das sehr allen meinen Verantwortungen gerecht zu werden und nichts zu vergessen. Doch habe ich auch gelernt, dass nicht jeder Mensch so ist. Heute möchte ich kurz darauf eingehen und dir auch Tipps mitgeben, wie du dich besser organisierst.

In-Time, Through-Time und Between-Time

Es gibt verschiedene Arten von Menschen. Jeder Mensch nimmt Zeit anders wahr (im NLP sprechen wir von In-Time, Through-Time oder Between-Time). Der Unterschied zwischen diesen Menschen liegt in der Art, wie sehr sie ihre Zeit planen und wissen, was sie wann tun werden. Dann gibt es Menschen, die mehr in der Gegenwart leben und für die der Moment stärker zählt. Ein Through-Time-Mensch sieht die Zeit eingeteilt in Vergangenheit, Gegenwart und Zukunft. Die Zeitlinie befindet sich vor ihm. Er ist oft strukturiert und hat die Zeit im Blick. Er plant seine Zeit. Ein Mensch, der In-Time lebt, sieht die Zeitlinie oft durch sich hindurchgehen. Er lebt meistens spontaner und im Hier und Jetzt.

Dies sind die Grundtypen der Timeline. Die Timeline hilft bei der Arbeit mit Menschen, wenn es darum geht einen Blick in die Zukunft zu wagen oder auch Dinge in der Vergangenheit zu bereinigen. In diesem Artikel möchte ich dir jedoch nicht die Timeline näherbringen, sondern viel eher dazu animieren deine Zeit mehr zu planen, vor allem, wenn du eher „In-Time“ lebst.

Wer bringt uns Selbstorganisation überhaupt bei?

Wo lernen wir uns selbst zu organisieren? Es gibt in den Schulen und Universitäten selten einen Selbstmanagement-Kurs. Abgesehen, dass es im beruflichen Alltag in vielen Positionen essentiell ist sich selbst zu organisieren (das ist die Grundlage, um auch andere zu organisieren), würde das richtige Selbstmanagement auch einigen Studenten oder Schülern unglaublich viel nützen. Sie nutzen ihre Zeit besser, da sie sich fixe Lernzeiten einplanen. Ich würde es zumindest begrüßen, wenn es so ein Schulfach geben würde. Und ich bin überzeugt, dass sich hierdurch auch die Schulergebnisse bei einigen Schülern und Studenten verbessern würden.

Was also tun?

Es gibt zwar viele Techniken, wie man Struktur in sein Leben bekommt, doch gilt auch hier: wir werden von den verschiedenen Möglichkeiten manchmal erdrückt. Wenn du nach googelst, erhältst du etliche Techniken, Tipps und mehrere Hundert Stunden mit YouTube-Videos. Und auch hier gilt: starte ganz einfach und vermeide es das Thema zu kompliziert zu gestalten. Ich möchte dir nun ein paar kleine Tipps mitgeben, die dir helfen dich selbst besser zu organisieren.

Im ersten Schritt sammle einfach all deine Aufgaben und Termine. Hilfreich sind hier zwei Tools: eine To-Do-Liste und ein Kalender (bspw. nutze ich Microsoft To-Do und Outlook). Auf die To-Do-Liste schreibst du alle, wirklich alle, Aufgaben, die du zu erledigen hast. Sortieren kommt erst im nächsten Schritt. Schreibe alles auf. Danach schreibst du dir alle Termine auf. Ich empfehle dir dies bereits für ein paar Monate im Voraus zu tun, doch im ersten Schritt genügt es für 2-3 Wochen.

Im zweiten Schritt trägst du alle Termine in den Kalender ein. Bei Outlook kannst du hier auch Kategorien anlegen, die du farblich unterscheidest. Ich unterscheide hier zwischen wichtigen (Priorität A+), privaten und geschäftlichen Terminen. Zusätzlich habe ich noch eine Kategorie „Erinnerung“. Diese nutze ich, wenn ich bspw. an ein Kündigungsdatum oder ähnlich erinnert werden möchte. Alle deine Termine sollten somit eingetragen sein. Wenn du hier regelmäßig hineinschaust, vergisst du nichts. Ich trage mir auch alle Geburtstage ein. So vergesse ich nie einen Geburtstag.

Schritt 3: alle To-Dos schaust du dir nun genauer an. Stelle dir folgende Fragen:
– Muss dieses To-Do überhaupt erledigt werden? Warum ist das wichtig?
– Kann dieses To-Do jemand anderes erledigen?
– Bis wann muss ich es erledigt haben?
Wenn du feststellst, dass du es erledigen musst, sortierst du es nun in eine Kategorie. Ich unterscheide auch hier zwischen den einzelnen To-Dos: dringende To-Dos haben Priorität. Diese plane ich dann oftmals gleich in Outlook ein. Dort blocke ich den Zeitraum, an dem ich dieses To-Do erledige. Die kleineren To-Dos arbeite ich dann oftmals in einem Arbeitsblock ab. Die Dinge, die ich zwar aufgeschrieben habe, doch die ich nicht erledigen muss oder es auch jemand anderes kann, behandle ich dementsprechend. Das wichtigste Prinzip ist hierbei immer die wichtigste Aufgabe zu erkennen. Wir haben nie genug Zeit, um alle Aufgaben zu erledigen, doch immer genug Zeit, um die wichtigste Aufgabe zu erledigen.

Jeden Tag die Schritte wiederholen und seinen Tag planen. Denn letztendlich hat jeder Mensch nur 24h. Der Unterschied zwischen erfolgreichen und weniger erfolgreichen Menschen liegt in der Fähigkeit sich auf die wichtigen Dinge zu fokussieren. Egal, ob man nun CEO von Porsche oder Apple ist oder noch studiert: wenn ich genau weiß, was meine Kernbereiche sind, dann arbeite ich genau daran! Es zählen immer nur Ergebnisse und nicht die Zeit, die man mit etwas verbringt.

Bonus: sortiere dein Mail-Postfach! Immer wieder erlebe ich es, dass Postfächer überquellen vor lauter Nachrichten. Wen wundert es da, dass Mails untergehen? An der Stelle mache dir eine Ordner-Struktur: sobald die Mail abgearbeitet ist, verschiebst du sie. Wenn du die Mail zu einem späteren Zeitpunkt erst bearbeiten kannst, dann verschiebe Sie in ein Fach namens „Wiedervorlage“. Du kannst es auch mit Outlook markieren und ein Fälligkeitsdatum versehen. Dies wird dann übrigens mit Microsoft To-Do synchronisiert und erscheint dort.
Glaube mir, dass es kein besseres Gefühl gibt, wenn du ein leeres Postfach vorfindest und weißt, dass du alle Dinge erledigt hast.

Proper Planning Prevents Poor Performance

Wenn du es schaffst deinen Tag und langfristig dein Leben zu planen, wirst du dir nie wieder Gedanken um eine schlechte Leistung machen müssen. Denn eine schlechte Leistung erzielst du nur, wenn du zu wenig oder falsch trainiert hast (wenn du dich für einen Geschäftstermin nicht richtig vorbereitest und er dann chaotisch wird, dann lag es an schlechter Vorbereitung). Und auch im Business-Kontext musst du immer wieder trainieren: egal, ob es die Führung von Mitarbeitern ist, strategische Planungen oder auch deine eigene Fähigkeiten entwickeln. Deshalb plane auch ausreichend Zeit ein für Training an dir selbst. Damit meine ich deine persönliche Entwicklung, einerseits mental und andererseits auch körperlich. Denn geistige Höchstleistung kannst du nur vollbringen, wenn du körperlich fit bist.

„Nur wenn dein Körper leistungsfähig ist, kann es auch dein Kopf sein.“

Ich könnte diesen Artikel tatsächlich noch viel weiter ausführen, doch soll er knapp sein. Ich hoffe, dass ich dir hiermit ein paar Tipps und Anregungen für deine persönliche Planung mitgeben konnte.